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2006年7月22日 作者: [返回]
电子时代提高工作效率五招

数位年代应该让我们更聪明而不是更辛苦地工作--然而感觉上我们什么事都没做。其实只要自律一些,一个疲倦的的连网劳工可以驯服野兽。《财富杂志》9日报导,面对数位年代无限的诱惑--伊媚儿(电子邮件)、智慧手机、到网路部落格消磨时间--每个人都没做成什么事。

为了保护很快成为知识劳工最珍贵的商品--时间,你必须厘清什么真正是值得关心的,何时关心。这里有5个诀窍可以帮助在电子时代想要提高办事效率的员工,而又想留些时间回家陪伴家人 。

第一:给自己一个冷静时间。每天花1个小时思考和计划。最好是安排思考时间是早上第一件事情, 不过任何一个时间做对你都有好处。没有电话,没有伊媚儿,没有闲谈,只是优质时间。

第二:让你的科技产品知道谁才是老板。不断的邮件和电话造成的紧急感和重要的气氛让人很难抗拒,更别提马上处理事情的成就感所带来的兴奋。不过,看看你的最后结果是否值得。

大部分的现代化设备和软体确实可以设定成比较不打扰人。你只要学会怎样:关闭通知新邮件的程式,制作文件夹将新进的简讯自动移转到文件夹。当忙的时候,用发送邮件功能提醒其他人什么时候他们可能得到你的回音。

第三:尽量少开会。调查显示大部分人发现会议是浪费时间的主要原因。适量开会,依照议程,准时开始准时结束。关掉所有的手机和黑莓通讯器。在会议中传简讯很无礼而且会有不良的后果。

第四:勇敢说不。“抱歉”不是最难的词,“不”才是,如果你不对绝望的同事或不断烦扰的老板说“不”,你的工作很快超载而且搞乱更重要目标。先专注于达成你的确定目标。在填写工作日历时,也要考虑家庭和个人的时间,以工作为中心的员工比计划中考虑个人生活的人更容易感到感情负担超载。

第五:删除。调查显示我们每天浪费20%的时间在没有生产力的活动。把你待办事项名单上,对你的工作没有长期影响的事情删除或是委派给别人。要坚定。别让爆满的邮箱伤了你活下去的元气。当检视每封邮件时,当场清除,整理或回覆--即使你的回覆是“这件事我等一下回你。“

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